Bagian 5.0

Melacak Kinerja

Langkah ketiga uji tuntas HAM adalah melacak kinerja perusahaan dalam mencegah dan mengurangi dampak negatif HAM. Pelacakan memungkinkan perusahaan untuk mengetahui apakah uji tuntas HAM telah ‘berhasil’ dan merupakan inti bagi setiap proses perbaikan yang berkesinambungan. Melacak kinerja dapat termasuk memantau kinerja pemasok, pelanggan, dan mitra bisnis lainnya, karena banyak risiko HAM akan muncul melalui hubungan bisnis perusahaan.

Divisi-divisi perusahaan yang terlibat

CSR: Memiliki peran kunci dalam meninjau implementasi kebijakan HAM

 

Internal audit/jaminan: Memantau kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, termasuk komitmen HAM, dan mengevaluasi efektivitas prosedur internal

 

Pengadaan/Procurement: Pemantauan kinerja rantai pasokan pada HAM relevan untuk sebagian besar perusahaan

 

Hukum/Uji Tuntas: Kesadaran berbagai risiko dalam kaitannya dengan kewajiban hukum perusahaan yang dapat memberi masukan ke dalam proses asesmen dampak

 

Sumber daya manusia: Bertanggung jawab untuk memantau efektivitas tindakan yang melibatkan tenaga kerja perusahaan sendiri

Bagian 5.1

Mulai dengan pelacakan

Sebagian besar perusahaan sudah memiliki data yang relevan tentang topik terkait HAM, meskipun mereka mungkin tidak diberi label ‘HAM’ secara eksplisit. Sehingga perusahaan tidak perlu memulai dari awal untuk mengembangkan sistem pelacakan HAM. Namun, beberapa dampak HAM dapat menjadi tantangan untuk dimonitor dan dilaporkan karena sifat kualitatif data-data tersebut. Sementara, perusahaan cenderung lebih nyaman dengan target dan ukuran kuantitatif.

 

Lebih dari dua tahun konsultasi yang dipimpin oleh Shift dan Mazar dalam Human Rights Reporting and Assurance Frameworks Initiative (dibahas dalam Bab Mengkomunikasikan Kinerja) menghasilkan pengembangan Kerangka Pelaporan Prinsip Panduan PBB. Banyak perusahaan menggunakan Kerangka Pelaporan sebagai panduan internal untuk menerjemahkan harapan Prinsip-Prinsip Panduan ke dalam sistem manajemen perusahaan, termasuk mekanisme pelacakan.

 

Kerangka Pelaporan (Reporting Framework) meminta perusahaan untuk menggambarkan apa yang telah terjadi melalui komitmen kebijakan HAM, mengidentifikasi isu-isu HAM yang menonjol, dan tata kelola permasalan HAM. Walaupun sering bersifat deskriptif dan kualitatif, Kerangka Pelaporan mendorong perusahaan untuk menggunakan indikator dan matriks yang tepat untuk mendukung jawaban mereka. Kerangka Pelaporan juga mencakup panduan pendukung untuk auditor internal yang seharusnya sangat membantu dalam mengembangkan sistem pelacakan.

 

Sumber data melacak kinerja HAM

Ketika sebuah perusahaan ingin memulai atau memperbaiki upaya pelacakan HAM, mungkin ada beberapa cara sederhana untuk menemukan informasi menggunakan proses pelacakan yang ada:

 

❖ Informasi dari mekanisme pengaduan yang ada seperti laporan dari hotline pelapor atau kotak pengaduan, atau umpan balik dari perwakilan serikat pekerja merupakan informasi yang relevan (misalnya, laporan tentang tuduhan pelecehan pekerja atau lembur yang berlebihan);

❖ Survei karyawan seringkali berisi informasi terkait HAM yang berharga, seperti pengalaman diskriminasi, persepsi keterlibatan karyawan, atau kemampuan mendengarkan manajemen;

❖ Proses audit internal sudah termasuk indikator yang relevan di banyak perusahaan;

❖ Laporan negara yang disiapkan oleh direktur negara atau kantor regional mungkin berisi informasi yang relevan mengenai situasi HAM nasional dan hubungannya dengan bisnis.

Bagian 5.2

Mengembangkan indikator khusus perusahaan

Perusahaan tidak perlu terburu-buru untuk mengembangkan metrik sebelum memahami masalah HAM yang menonjol. Setelah sebuah perusahaan siap untuk mengembangkan indikator kinerja utama (key performance indicator) tentang HAM, perusahaan harus mempertimbangkan apa yang tersedia secara umum di bidang yang dikhawatirkan. Kerangka Pelaporan Prinsip Pemandu PBB menyediakan referensi silang ke banyak kerangka kerja industri dan kerangka khusus yang terkemuka sehingga perusahaan dapat dengan mudah melihat mana dari ketentuan mereka yang mungkin relevan.

 

Ketika mengembangkan indikator khusus perusahaan, ada tiga jenis informasi yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk melacak dan melaporkan kinerja HAM mereka: proses / input, insiden, dan hasil / dampak.

 

Jenis informasi yang dapat dipantau dan dilaporkan

 DeskripsiContohDapatkah dilaporkan?
Proses / inputProses-proses yang dimiliki perusahaan untuk melakukan uji tuntas HAM dan pemulihan·Deskripsi program audit/ asesmen kepatuhan pemasok

 

Deskripsi mekanisme pengaduan

 

Deskripsi pelatihan tentang HAM yang diterima karyawan

Umumnya, perusahaan merasa lebih nyaman berfokus pada proses. Namun, deskripsi proses saja sering tidak menyampaikan informasi tentang keefektifannya.
InsidenHasil pemantauan contoh dampak negatifContoh-contoh diskriminasi yang dilaporkan

 

Pelanggaran keamanan

Perusahaan cenderung melaporkan matriks yang berkaitan dengan tenaga kerja mereka sendiri, setidaknya dalam laporan tahunan / keberlanjutan mereka.
Hasil / dampakEfek yang lebih luas dan lebih sistematis dari aktivitas perusahaanTingkat upah

 

Kesehatan masyarakat sekitar

Seringkali, pelaporan melibatkan hasil dari asesmen dampak dan indikator jangka panjang; pelaporan bergantung pada ketersediaan dan sensitivitas data.

Perusahaan yang ingin memantau secara sistematis hasil kinerja HAM (contoh: apa dampak jangka panjang dari kehadiran perusahaan pada masyarakat lokal) biasanya melakukan studi kasus internal dan kadang-kadang eksternal.

❖ Belajar dari mempraktekkan: contoh-contoh indikator yang terkait dengan perlakuan terhadap pekerja

 

Proses input indikator

 

  1. Persentase pekerja yang dilatih tentang kode etik (yang mencakup HAM)
  2. Persentase pekerja yang memiliki akses ke prosedur pengaduan (termasuk serikat pekerja)
  3. Jumlah asesmen dampak HAM yang dilakukan
  4. Frekuensi dialog perusahaan dengan serikat pekerja yang mewakili pekerja sendiri, atau mereka dalam rantai pasokannya

 

Indikator insiden

 

  1. Jumlah dan rincian keluhan, dan temuan resmi, mengenai pelanggaran kebijakan perusahaan (misalnya, hak karyawan atas privasi, hak untuk membentuk dan bergabung dengan serikat pekerja, jam kerja)
  2. Persentase staf yang mengalami pelecehan atau diskriminasi seperti yang diungkapkan dalam survei karyawan atau melalui serikat pekerja

Bagian 5.3

Melacak kinerja pemasok dan hubungan bisnis lainnya

Pelacakan kinerja penting untuk dampak dalam rantai pasokan dan nilai perusahaan, meskipun sifat pelacakan itu mungkin terlihat berbeda. Dalam beberapa dekade terakhir, banyak perusahaan telah menyiapkan ‘program pemantauan rantai pasokan’ dengan tujuan mencegah pelanggaran dalam proses produksi. Program-program ini biasanya melibatkan kode etik pemasok, dan tindak lanjut dilakukan dengan self assessment dan/atau audit oleh perusahaan pembeli atau perusahaan perantara. Jika ditemukan pelanggaran, pemasok diminta untuk mengembangkan rencana dalam jangka waktu tertentu. Kecepatan perubahan yang harus dibuat mungkin tergantung

❖ Belajar dari mempraktekan: Mengenali keterbatasan audit saja

Sebagian besar pendekatan berbasis audit menggunakan model yang mengasumsikan bahwa pemasok tidak dapat atau tidak mau menghormati HAM,. Akibatnya perusahaan pembeli perlu memberlakukan kode perilaku top-down yang dilengkapi dengan audit untuk mencegah kecurangan. Kenyataannya pengalaman perusahaan dan penelitian menunjukkan bahwa pemasok sering kali bersedia untuk menghormati HAM. Akan tetapi pemasok sering tidak memiliki kapasitas dan insentif untuk memenuhi standar tersebut. Bahkan pemasok mungkin berada di bawah tekanan oleh praktik pembelian perusahaan sendiri.

Perusahaan-perusahaan terkemuka bergerak untuk mengadopsi pembangunan kapasitas dan pendekatan-pendekatan inovatif selain model audit. Berbagai contoh dapat ditemukan dalam Shift, Dari Audit ke Inovasi: Memajukan HAM dalam Rantai Pasokan Global, 2013. Meskipun pendekatan ini dapat menghadirkan tantangan skalabilitas untuk perusahaan jumlah pemasok yang besar, jelas bahwa pendekatan inovatif dibutuhkan.

pada keseriusan masalah, atau pada persyaratan spesifik pembeli.

 

Pengalaman perusahaan menunjukkan bahwa program audit top-down biasanya tidak memadai untuk mengarah pada perubahan sistem HAM oleh mitra bisnis. Penelitian dan pengalaman perusahaan dalam konteks pemasok telah menunjukkan bahwa kondisi hanya benar-benar meningkat ketika pemasok mengakui pentingnya menghormati HAM dan hubungan dengan bisnis mereka. Contohnya, perusahaan pembeli bersedia untuk menjalin hubungan jangka panjang yang diperlukan untuk perbaikan struktural (lihat kotak di atas).

Bagian 5.4

Melakukan Verifikasi kinerja

Banyak perusahaan telah menetapkan sistem untuk memverifikasi informasi yang mereka terima melalui proses pelacakan, dan dapat membangun keahlian dalam audit internal atau departemen compliance dalam hal ini. Contoh berbagai pendekatan yang menurut beberapa perusahaan bermanfaat untuk memverifikasi kinerja pada HAM dan risiko non-keuangan lainnya adalah:

 

Surat representasi non-keuangan

Untuk memperoleh jaminan dari unit bisnis atau operasi negara, beberapa perusahaan menggunakan proses yang melibatkan penandatanganan apa yang disebut ‘surat pernyataan non-keuangan’. Biasanya, seorang direktur unit bisnis atau negara menandatangani surat pernyataan non-keuangan untuk memberikan jaminan bahwa bisnis dilakukan sesuai dengan prinsip perusahaan. Surat-surat semacam itu dapat mencakup komponen HAM (misalnya, pertanyaan tentang diskriminasi, pekerja anak atau kebebasan berserikat).

Verifikasi melalui inisiatif multi-stakeholder

Perusahaan dapat menjadi bagian dari inisiatif multi-stakeholder atau Multi-stakeholder  Initiative (MSI) yang memiliki proses verifikasi (dan seringkali juga mekanisme pengaduan). Contohnya termasuk Fair Wear Foundation, Fair Labour Association, Global Compact Network dan the Electronic Industry Citizenship Coalition. Dalam inisiatif ini, perusahaan berkomitmen terhadap seperangkat standar terukur yang digunakan untuk operasi bisnis perusahaan, pemasok atau mitra bisnis lainnya. Inisiatif juga dapat melakukan (atau komisi) asesmen pemasok atas nama perusahaan anggota mereka.

 

Biasanya, inisiatif semacam itu adalah industri atau masalah khusus. Keanggotaan MSI dapat mendukung upaya uji tuntas HAM perusahaan. Akan tetapi efektivitas ini tergantung pada seberapa kuat proses MSI dalam praktik dan sejauh mana kinerja terlihat oleh pemangku kepentingan lainnya.

 

Verifikasi oleh pihak eksternal

Semakin banyak penyedia jaminan yang menawarkan untuk memverifikasi kinerja HAM perusahaan. Panduan yang sedang dikembangkan untuk penyedia jaminan menggunakan Kerangka Pelaporan Prinsip Pemandu PBB akan menjadi titik referensi yang bermanfaat bagi perusahaan yang ingin memastikan bahwa pihak ketiga tersebut membawa keahlian yang diperlukan untuk ditanggung.

 

Pihak ketiga independen lainnya dapat bekerja dengan perusahaan dengan syarat bahwa mereka berbagi temuan secara publik. Contohnya termasuk:

1. Lembaga Swadaya Masyarakat: Unilever telah bekerja sama dengan Oxfam untuk mempelajari isu-isu ketenagakerjaan dalam operasi dan rantai pasokan Vietnam, dengan fokus pada mereka yang penting bagi pekerja tetapi seringkali sulit bagi perusahaan untuk menilai dan mengelola, seperti kebebasan berserikat dan upah layak.

2. Organisasi multi-pihak dan industri: misalnya, Fair Labour Association telah memantau sebagian rantai pasokan kakao Nestlé untuk pekerja anak dan masalah hak-hak pekerja lainnya di Pantai Gading.

3. Organisasi internasional:misalnya, Organisasi Perburuhan Internasional telah terlibat dengan JTI, sebuah perusahaan tembakau, untuk memantau efektivitas program pekerja anak di berbagai negara termasuk Brasil dan Malawi.

❖ Belajar dari mempraktekkan: pendekatan kolaboratif untuk pelacakan

Seperti halnya melakukan asesmen dampak, pelacakan adalah momen tepat waktu dalam proses uji tuntas untuk menampung perspektif pemangku kepentingan ke dalam pandangan perusahaan. Hal ini semakin penting ketika perusahaan dan para pemangku kepentingannya berselisih tentang situasi tertentu. Sehingga, para pemangku kepentingan tidak akan menerima evaluasi sepihak dari perusahaan. Beberapa perusahaan ekstraktif, khususnya, telah mengembangkan model yang melibatkan kedua perusahaan dan komunitas lokal dalam pengawasan bersama dari upaya HAM perusahaan untuk membangun kepercayaan pada hasil dari proses pelacakan.

Bagian 5.5

Melakukan perbaikan

Pelacakan harus mendukung perbaikan berkelanjutan dalam pendekatan perusahaan untuk menghormati HAM. Pembelajaran dapat memberi masukan ke bagian lain dari tanggung jawab untuk menghormati, seperti:

 

Komitmen dan menanamkan kebijakan

  • Memperbarui kebijakan, misalnya, hak spesifik yang di alamatkannya, atau siapa yang bertanggung jawab untuk implementasi;
  • Panduan yang lebih spesifik untuk fungsi-fungsi yang tidak berkinerja baik karena tidak jelas apa yang diharapkan dari mereka;
  • Data kinerja dapat membantu menginformasikan penyesuaian pada konten atau fokus pelatihan;
  • Staf dengan keahlian HAM dapat ditugaskan ke bagian-bagian perusahaan yang kinerjanya buruk untuk mendukung mereka;

 

Melakukan asesmen dampak

  • Kinerja pelacakan dapat mengungkap risiko tertentu yang tidak teridentifikasi dan yang perlu ditangani;
  • Proses asesmen dampak yang ada dapat disempurnakan;
  • Negara atau unit bisnis tertentu dapat dipilih untuk asesmen yang lebih mendalam berdasarkan kinerja selama setahun terakhir;

 

Mengintegrasikan dan melaksanakan

  • Kinerja yang baik dapat mengarah pada target yang ditetapkan lebih tinggi (ini sudah umum di bidang kesehatan dan keselamatan); memenuhi target tersebut dapat menjadi bagian dari sistem bonus di mana ini belum terjadi (menghubungkan kembali ke penanaman);
  • Bagian yang lebih besar atau berbeda dari mata rantai pasokan dapat dipantau berdasarkan hasil program sumber daya perusahaan yang bertanggung jawab;

 

Mekanisme pemulihan dan pengaduan

Jika laporan dari mekanisme pengaduan menunjukkan lonjakan signifikan dalam masalah tertentu, perhatian terfokus mungkin diperlukan di unit / lokasi / pabrik khusus.

Bagian 5.6

Kesalahan-kesalahan umum yang harus dihindari

Melacak apa yang dapat diukur daripada apa yang penting untuk dilacak

Karena pelacakan dampak HAM di luar kesehatan dan keselamatan masih relatif terbelakang, hanya ada sedikit panduan bagi perusahaan. Oleh karena itu, mungkin ada kecenderungan untuk fokus pada apa yang mampu dilacak daripada apa yang penting untuk dilacak dan dilaporkan. Jika data kuantitatif tidak tersedia, bukti anekdotal dan studi kasus lebih baik daripada melacak data kuantitatif dari masalah yang tidak relevan atau pada proses (seperti jumlah audit atau sesi pelatihan yang dilakukan) yang tidak memberikan pemahaman seberapa efektif pendekatan tersebut.

 

Fokus hanya pada audit

Penelitian dan bukti anekdot telah menunjukkan bahwa perbaikan berdasarkan model audit bersifat terbatas. Walaupun audit dapat memberikan gambaran permasalahan, audit saja tidak cukup untuk memotivasi peningkatan kinerja pemasok. Perusahaan dapat melakukan pendekatan komunikatif dan pengembangan kapasitas.

Bagian 5.7

Saran untuk Usaha Kecil Menengah

Gunakan metode skala yang lebih kecil untuk mendapatkan umpan balik

Perusahaan kecil tidak membutuhkan survei karyawan berskala besar, namun hampir selalu ada cara tertentu bagi pekerja untuk meminta umpan balik. Upaya ini dapat mencakup survei pertanyaan yang terkait dengan HAM. Ini bisa melibatkan topik-topik HAM seperti diskriminasi, atau pendapat pekerja tentang upaya perusahaan untuk menghormati HAM.

Dapatkan manfaat dari jalur komunikasi yang lebih pendek untuk melakukan perbaikan

Perbaikan mungkin dapat dibuat lebih cepat dan informal, karena perusahaan yang lebih kecil umumnya memerlukan prosedur yang lebih sederhana untuk perubahan organisasi. Sebagai contoh, perbaikan dapat didiskusikan dan disepakati dalam pertemuan tim reguler.

Referensi

BAB 6 : Mengkomunikasikan dan Menunjukan Kinerja